Die Ergebnisse unserer Kunden

Microsoft 365 war eingeführt, aber mit über 55 Tools im Stack stellte sich die eigentliche Frage erst danach: Wie kommen die Werkzeuge in die tägliche Nutzung? Das interne Team aus sechs Personen konnte mit dem Evergreen-Tempo von Microsoft kaum Schritt halten.

Statt Tools von oben vorzugeben, sind wir gemeinsam den Weg über Use-Case-Shopping gegangen. In fachbereichsübergreifenden Workshops haben die Mitarbeitenden selbst ermittelt, wo Microsoft 365 und KI ihre Prozesse voranbringen. Dazu kamen rollenbasierte Lernpfade, Townhall-Sessions und kreative Formate wie ein Adventskalender in der Lernplattform.

Nach dem Wechsel zu Microsoft 365 blieb die Nutzung hinter den Möglichkeiten zurück. Mitarbeitende verschickten weiter Dateianhänge per E-Mail, kannten die Versionierung nicht und nutzten viele Apps gar nicht. PDF-Anleitungen und mehrtägige Präsenztrainings erreichten kaum jemanden, und die Global IT hatte weder eine Marketing- noch eine Schulungsabteilung.

Über den internen IT-Channel stellen wir maßgeschneiderte Video-Nuggets bereit, abgestimmt auf die KWS-Umgebung und per Bot durchsuchbar. Dazu kurze Live-Sessions, ein wöchentliches Prompt-Format und gemeinsame Service-Reviews. Lernen passiert im Arbeitsalltag, in zwei bis fünf Minuten statt in mehrtägigen Schulungen.

Vor drei Jahren war die Nutzung der Microsoft-Tools sehr unterschiedlich, eine gemeinsame Basis fehlte. Die Befähigung lief fast ausschließlich über Präsenzschulungen: aufwendig, teuer und zu unflexibel für den Alltag von Haupt- und Ehrenamtlichen.

Gemeinsam haben wir die Präsenzschulungen durch eine kontinuierliche Lernbegleitung ersetzt. Statt Tool-Schulungen gibt es jetzt kurze Erklärvideos und Lernpfade direkt im Intranet, ergänzt um einen wöchentlichen Tipp und Live-Sessions. Präsenztermine bleiben als Begegnung erhalten, folgen aber dem Prinzip Hilfe zur Selbsthilfe.