Wie KWS SAAT 5.500 Mitarbeitende mit Microsoft 365 produktiver macht

Zusammenfassung

KWS SAAT, einer der weltweit führenden Saatguthersteller, hat seine Microsoft 365 Adoption für 5.500 Mitarbeitende weltweit über einen eigenen IT-Channel in Microsoft Teams aufgesetzt, kombiniert mit Lernvideos, Live Sessions und kontinuierlicher Adoption-Arbeit. Die Ergebnisse sind messbar.

• Über 30.000 Views auf den internen IT-Channel innerhalb von 18 Monaten
• 97 bis 98 Prozent aktive Copilot-Nutzung bei lizenzierten Mitarbeitenden
• 80 bis 100 Prompts pro User innerhalb von vier Wochen
• Klassischer Fileserver abgelöst zugunsten von Teams und SharePoint
• Lizenzen, die nicht genutzt werden, werden deprovisioniert und neu vergeben

Der Schlüssel: KWS SAAT setzt nicht auf einmalige Schulungstage, sondern auf kontinuierliches Modern Learning direkt im Arbeitsalltag, unterstützt durch die 365 Akademie als verlängerte Werkbank.

KWS SAAT zeigt, wie ein global verteiltes Unternehmen mit 5.500 Mitarbeitenden Microsoft 365 Adoption messbar machen kann – ohne eigene IT-Marketing-Abteilung, ohne ganztägige Schulungen, aber mit konsequenter Lernbegleitung im Arbeitsalltag.

Über KWS SAAT

KWS SAAT ist eines der weltweit führenden Pflanzenzüchtungsunternehmen mit Hauptsitz in Einbeck, Niedersachsen. Das Unternehmen entwickelt Saatgut unter anderem für Zuckerrübe, Mais, Getreide und Gemüse und beschäftigt rund 5.500 Mitarbeitende weltweit verteilt. Die Microsoft-365-Verantwortlichen Matthias Helmke (Leiter Expert Hub Servicemanagement, Infrastruktur und Security) und York Thielebeule (Global IT, verantwortlich für SharePoint, Teams und OneDrive) begleiten die Adoption gemeinsam mit der 365 Akademie.

Die Ausgangssituation: Microsoft 365 längst eingeführt, aber Adoption blieb zurück

KWS SAAT ist ursprünglich on-premise gestartet, hat den klassischen Fileserver inzwischen zugunsten von Teams und SharePoint abgelöst und nutzt das komplette Microsoft 365 Portfolio inklusive Copilot, Power Platform und Whiteboard. Die technische Einführung war kein Engpass. Die eigentliche Herausforderung lag woanders: in der breiten, produktiven Nutzung über alle Abteilungen und Standorte hinweg.

Anfangs wurde viel mit PDFs gearbeitet, quasi als interner IT-Channel im klassischen Sinn. Das Ergebnis war ernüchternd. Die Inhalte erreichten die Mitarbeitenden kaum, blieben oft ungelesen und führten nicht zu mehr Nutzung. Klassische Microsoft-365-Schulungen wurden bewusst abgelehnt: zu lang, zu teuer für 5.500 Mitarbeitende verteilt auf mehrere Länder und Zeitzonen, zu wenig nachhaltig.

Wir haben uns bewusst gegen lange, klassische Microsoft-Schulungen entschieden. Die Trainings sind zu lang, und effektiv hängen bleibt oft nur wenig. — York Thielebeule, Global IT, KWS SAAT

Der zentrale Ansatz: ein eigener IT-Channel in Microsoft Teams

Statt klassischer Schulungen hat KWS SAAT einen eigenen IT-Channel direkt in Microsoft Teams aufgebaut, integriert mit einer SharePoint-Seite als One-Stop-Shop für alle Microsoft-365-Themen. Dort liegen Videonuggets, Lernpfade, Live-Session-Einladungen, „Tipps und Tricks" und der wöchentliche „Prompt der Woche" zum Thema KI – auch „Prompt Yoga" genannt.

Der entscheidende Unterschied: Die Inhalte stehen dort, wo gearbeitet wird. Nicht in einem separaten Learning Management System, nicht hinter einer zusätzlichen Anmeldung, sondern direkt in Microsoft Teams, das die Mitarbeitenden ohnehin täglich öffnen. Über die Microsoft-Suche sind die Inhalte zusätzlich auffindbar, was die Hürde für spontane Lernmomente massiv senkt.

Die Mitarbeitenden können selbst entscheiden, wann sie sich weiterbilden möchten. Auch am Wochenende, auch zwischen zwei Meetings. Diese Flexibilität ist für mich Platz eins. — York Thielebeule, Global IT, KWS SAAT

Was die Microsoft 365 Adoption bei KWS SAAT wirklich antreibt

Drei Bauprinzipien tragen die Adoption-Arbeit bei KWS SAAT.

Kurze Lernformate statt Ganztagesschulungen

Statt 8-Stunden-Workshops setzt KWS auf kurze Videonuggets von wenigen Minuten Länge und Live Sessions von 20 Minuten. Beides passt in jeden Arbeitstag und produziert das, was die 365 Akademie „Learning in the Flow of Work" nennt. Die Mitarbeitenden lernen genau dann, wenn die Frage auftaucht, nicht Wochen oder Monate vorher auf Vorrat.

Use-Case-orientierter Content statt Feature-Demos

KWS produziert nicht nur Inhalte zu neuen Features, sondern bewusst auch zu Funktionen, die schon lange im Unternehmen verfügbar sind, aber kaum genutzt werden. Beispiel Metadaten in SharePoint: ein Klassiker, den viele Anwender nicht auf dem Radar haben, aber der die Arbeit massiv beschleunigt, sobald die Information einmal angekommen ist.

Inhalte werden adaptiert, nicht stumpf übernommen

Die 365 Akademie liefert monatlich aktualisierten Content in einer Dokumentenbibliothek. KWS hat einen Freigabe-Workflow aufgesetzt: Inhalte werden gegen die eigene Microsoft-365-Umgebung gespiegelt, ans Unternehmen angepasst und teilweise zurückgehalten, wenn sie nicht zur Realität bei KWS passen. So entstehen keine Erwartungen an Funktionen, die im eigenen Tenant nicht freigeschaltet sind. Das verhindert Frustration und Support-Tickets.

Es gibt eine krasse Abstufung zwischen dem Microsoft-Marketing-Video, dem was global ausgerollt wird, dem was in der EU verfügbar ist, dem was im eigenen Tenant ankommt und dem, was tatsächlich für den Anwender freigeschaltet ist. Da liegen locker vier bis fünf Stufen dazwischen. — Thomas Maier, 365 Akademie

Wie internes Marketing zum entscheidenden Hebel wurde

Eine SharePoint-Seite mit guten Inhalten reicht nicht. Diese Erkenntnis hat KWS früh gewonnen. Die Mitarbeitenden müssen aktiv und immer wieder auf die Angebote hingewiesen werden. Hier zieht KWS verschiedene Hebel parallel:

• Globale Outlook-Einladungen zu Live Sessions – sparsam eingesetzt, aber gezielt für Peaks in der Teilnehmerzahl
• Intranet-News und SharePoint-Artikel als regelmäßige Reminder
• Teams-Channel-Communities für direkten Austausch
• Auszubildende als Multiplikatoren, weil sie durch viele Abteilungen rotieren
• Regelmäßiges Redesign der IT-Channel-Startseite, damit Neugierde erhalten bleibt
• Top-Management eingebunden, damit globale Einladungen Rückendeckung haben

Niemand ist überrascht, dass es bei Media Markt einen Laptop zu kaufen gibt oder bei Aldi Gurken. Trotzdem wird informiert. So funktioniert Marketing: Man weist die Leute immer wieder darauf hin. — Thomas Maier, 365 Akademie

Wichtig dabei: Die Qualität der Live Sessions muss bei globalen Einladungen sitzen. Eine schlechte Session nach einer globalen Einladung verbrennt die Wirkung für alle künftigen Einladungen. Bei KWS wird deshalb mit der 365 Akademie gemeinsam vorbereitet, geprobt und qualitativ abgesichert.

Messbare Ergebnisse: was sich bei KWS SAAT verändert hat

Adoption-Erfolg ist bei KWS nicht nur ein Bauchgefühl. Die Veränderungen lassen sich an konkreten Indikatoren ablesen.

30.000 Views auf den IT-Channel

Innerhalb von 18 Monaten kamen über 30.000 Views auf den IT-Channel zusammen. Die Mitarbeitenden besuchen die Seite nicht weil sie müssen, sondern weil sie dort Antworten finden. Über die Views, die Verweildauer und den Abschluss-Rate der Videos lässt sich messen, was wirkt und was nicht.

Weniger Dateianhänge, mehr Kollaboration

In der täglichen Kommunikation merkt das Microsoft-365-Team bei KWS deutlich: Es werden weniger PDFs als Anhang verschickt und mehr direkt in Teams kollaboriert. Bei Reorganisationen, bei denen Inhalte zwischen Teams verschoben werden mussten, war das Verständnis dafür da. Auch der Umgang mit OneDrive hat sich qualitativ verändert.

97 bis 98 Prozent aktive Copilot-Nutzung

Bei den Mitarbeitenden mit Copilot-Lizenz liegt die aktive Nutzung bei 97 bis 98 Prozent. Im Schnitt setzen sie 80 bis 100 Prompts pro vier Wochen ab. Das ist ein Wert, der ohne strukturierte Adoption-Arbeit fast nirgendwo erreicht wird. Lizenzen, die nicht genutzt werden, werden bei KWS konsequent deprovisioniert und an Wartelisten-Kandidaten neu vergeben.

Im Schnitt sind das 80 bis 100 Prompts pro User innerhalb von vier Wochen. Das finde ich schon beachtlich. Die Lizenz ist nicht günstig. Wenn sie nicht genutzt wird, wird sie deprovisioniert. — Matthias Helmke, KWS SAAT

Gezieltere Fragen aus den Fachbereichen

Ein weniger numerischer, aber sehr aussagekräftiger Indikator: Die Fragen aus den Fachbereichen werden spezifischer. Statt „Wie funktioniert Teams?" kommen Anfragen wie „Wann sollten wir mit Metadaten arbeiten statt mit Ordnern?" oder „Macht für rein dokumentenfokussierte Arbeit eine SharePoint Communication Site mehr Sinn als ein Team?" Diese Differenzierung zeigt, dass die Mitarbeitenden über die Tools nachdenken, statt sie nur zu benutzen.

Copilot bei KWS: was die KI-Adoption antreibt

Copilot ist bei KWS SAAT eines der zentralen Adoption-Themen. Die Lizenzen werden, wie es bei KWS heißt, „aus den Fingern gerissen", es gibt Wartelisten. Der Erfolg basiert auf drei Bausteinen:

1. Strenges Lizenz-Tracking: Wer eine Lizenz hat, soll sie auch nutzen. Sonst wird sie deprovisioniert. So bleiben die teuren Lizenzen produktiv im Einsatz.
2. Use-Case-Sammlung aus den Fachbereichen: Anfragen zu Copilot-Use-Cases aus Rechtsabteilung, Marketing, Compliance und Einkauf werden gesammelt und in Hilfestellungen übersetzt.
3. „Prompt Yoga" als Community-Format: Jede Woche posten Matthias Helmke und York Thielebeule mit der 365 Akademie einen Beispiel-Prompt in einer Teams-Community, um die Denkweise hinter gutem Prompten zu vermitteln.

Es geht nicht nur darum, ein Tool zu nutzen. Es geht darum, die Denkweise zu verändern: Wo kann mir Copilot in meiner täglichen Arbeit helfen? Genau diesen Denkprozess stoßen wir an. — Matthias Helmke, KWS SAAT

Was Mittelständler von KWS SAAT lernen können

KWS SAAT ist mit 5.500 Mitarbeitenden im klassischen gehobenen Mittelstand angesiedelt. Drei Erkenntnisse aus dem Projekt lassen sich auf viele andere Unternehmen übertragen.

Keine eigene IT-Marketing-Abteilung notwendig

Große Konzerne leisten sich 10 bis 15 Personen für IT-Marketing und interne Schulungen. Der Mittelstand kann das in der Regel nicht. KWS löst das, indem die 365 Akademie als verlängerte Werkbank fungiert: Sie liefert Content, Live Sessions, Lernpfade und Adoption-Begleitung kontinuierlich, sodass KWS die Inhalte nur noch adaptieren und kommunizieren muss.

Wir sind keine IT-Marketing-Abteilung. Ihr seid für uns eine verlängerte Werkbank. Ihr liefert uns das Mittel, effektiv und schnell Content zu unseren Anwendern zu bringen. — Matthias Helmke, KWS SAAT

Kontinuität schlägt Kampagne

Eine einmalige Schulungskampagne verpufft. Adoption funktioniert nur als kontinuierlicher Prozess. KWS akzeptiert das und plant entsprechend langfristig mit der 365 Akademie. Jedes Jahr werden neue Themen, Kampagnen und Live-Sessions gemeinsam geplant.

Wissen wird inflationär entwertet

Microsoft 365 verändert sich monatlich. Wer einmal geschult ist, ist nach 6 Monaten bereits halb veraltet. Deshalb muss Lernen kontinuierlich verfügbar sein, nicht punktuell. Genau diesen Mechanismus deckt das Modern-Learning-Angebot ab.

Was als Nächstes kommt

Die nächsten Themen bei KWS SAAT konzentrieren sich auf Automatisierung, Power Platform und vertiefte Copilot-Use-Cases inklusive Copilot Agents. Außerdem wird der IT-Channel redesignt, um den Fokus noch stärker auf Anwenderperspektive und Use Cases zu legen, statt auf Tool-Features. Der Grundsatz dahinter: Stillstand ist Rückschritt, gerade im Microsoft-365-Umfeld.

Fazit

KWS SAAT zeigt, dass Microsoft 365 Adoption auch in einem global verteilten Mittelstandsunternehmen ohne eigene IT-Marketing-Abteilung messbar gelingen kann. Der Schlüssel liegt in der Kombination aus kurzen, alltagstauglichen Lernformaten, konsequentem internem Marketing, Top-Management-Rückendeckung und einer externen Lernbegleitung als verlängerte Werkbank. Die Ergebnisse sprechen für sich: über 30.000 Views auf den IT-Channel, 97 Prozent aktive Copilot-Nutzung, gezieltere Fragen aus den Fachbereichen. Wer Adoption ernst meint, baut keine einmalige Kampagne, sondern eine kontinuierliche Lernroutine im Arbeitsalltag.

So können wir dich unterstützen

• Lernplattform für Microsoft 365 als verlängerte Werkbank für deine IT
• Über 2.200 monatlich aktualisierte Lernvideos, integriert in Teams und SharePoint
• Copilot-Adoption strukturiert auslösen, statt Lizenzen ungenutzt zu lassen

Häufige Fragen